Archivace dokumentů
Zajistíme dlouhodobé uložení vašich dokumentů – fyzicky i elektronicky. Vytvoříme přehledný systém, který vám umožní rychle najít, co potřebujete, kdykoli to budete potřebovat.
Třídění dokumentů
Vaše dokumenty systematicky roztřídíme podle typu, spisových znaků a skartačních lhůt. Pomůžeme vám nastavit jasný systém a připravíme vše pro archivaci nebo skartaci.
Skartace dokumentů
Likvidujeme dokumenty citlivě a bezpečně, v souladu s GDPR a dalšími předpisy. Odvoz i skartaci provádíme pod dohledem a vystavíme certifikát o skartaci.
Vyzvednutí a převzetí dokumentů
Nemusíte se o nic starat – přijedeme za vámi.
Zajistíme kompletní logistiku spojenou s převzetím vašich dokumentů. Naše vyškolená obsluha dorazí v předem domluveném termínu a převezme dokumenty přímo na vaší adrese. Používáme uzamykatelné přepravní boxy, které zajišťují maximální bezpečnost při transportu.
Na přání zajistíme i odvoz z více poboček nebo opakovaný svoz podle předem daného harmonogramu.
Co přesně zahrnuje tato služba:
- Domluva přesného termínu a způsobu předání
- Pomoc s přípravou a balením dokumentů
- Označení a identifikace zásilek již při převzetí
- Použití bezpečnostních plomb nebo boxů (dle citlivosti dat)
- Doprava do našeho archivačního nebo skartačního střediska
- Minimální narušení provozu vaší kanceláře
- Profesionální manipulace s dokumenty
- Možnost expresního svozu
Třídění dokumentů
Vaše dokumenty systematicky roztřídíme podle typu, spisových znaků a skartačních lhůt. Pomůžeme vám nastavit jasný systém a připravíme vše pro archivaci nebo skartaci.
Třídění dokumentů je klíčovým krokem k zavedení pořádku a efektivního systému ve vaší dokumentaci. Na základě platné legislativy a interních požadavků klienta roztřídíme dokumenty podle typu, obsahu, spisových znaků a skartačních lhůt. Zajistíme přehledné označení složek, vytvoříme spisové plány a připravíme dokumentaci buď k archivaci, nebo ke skartaci. Díky našemu třídění získáte kontrolu nad svými dokumenty, snížíte riziko ztráty nebo neoprávněného přístupu a připravíte se na případnou kontrolu ze strany úřadů či auditora.
Výhody:
- Přehledná evidence
- Snížení rizika ztráty dokumentů
- První krok k efektivnímu archivu
Vedení spisové služby
Pro veřejný sektor (úřady, školy, příspěvkové organizace)
Vedení spisové služby je pro organizace veřejného sektoru zákonnou povinností. Zajistíme pro vás kompletní evidenci dokumentů podle zákona č. 499/2004 Sb. a souvisejících vyhlášek, včetně spisového a skartačního řádu. Pomůžeme vám vést dokumenty v listinné i elektronické podobě, připravit podklady pro audit nebo předání do spisovny či archivu. Díky našim zkušenostem minimalizujete rizika sankcí a budete vždy připraveni na kontrolu.
Služba zahrnuje:
- Zavedení spisového řádu dle legislativy
- Tvorbu a správu spisového a skartačního plánu
- Evidenci dokumentů a spisů
- Zaškolení pracovníků spisové služby
- Přípravu dokumentace pro skartaci nebo archivaci
Vedení spisové služby
Pro firmy a komerční organizace
Správně vedená spisová služba není jen formálním požadavkem, ale nástrojem pro efektivní řízení dokumentace ve firmě. Pomůžeme vám nastavit jednoduchý a přehledný systém evidence, který usnadní orientaci v dokumentech, zlepší kontrolu nad důležitými smlouvami a zajistí správné uchovávání citlivých dat. Vše v souladu s GDPR i interními procesy.
Služba zahrnuje:
- Návrh nebo revizi systému evidence dokumentů
- Zavedení logických kategorií a identifikátorů
- Vymezení skartačních lhůt a archivních povinností
- Digitalizaci a přístup k dokumentům dle rolí
- Outsourcing vedení spisové služby nebo podpora vlastního týmu
Uložení dokumentů do archivu
Zajistíme bezpečné a přehledné uložení vašich dokumentů v našem profesionálním archivu. Každý spis je před uložením roztříděn, označen a zaevidován podle předem domluvených pravidel a skartačních lhůt. Uložení probíhá v zabezpečených prostorách s kontrolovaným přístupem a systémem evidence, který umožňuje rychlé dohledání dokumentů v případě potřeby. Archivace je vhodná jak pro jednorázové uložení velkého množství dokumentů, tak pro pravidelné ukládání vznikající dokumentace.
Co zahrnuje uložení do archivu:
- Příjem a převzetí dokumentů (včetně balení a štítkování)
- Roztřídění dle spisových znaků a skartačních lhůt
- Evidenci a založení do skladových regálů
- Možnost digitalizace a vzdáleného přístupu
- Fyzické zabezpečení proti požáru, vlhkosti a neoprávněnému vstupu
- Rychlé vyhledání a zapůjčení dokumentů dle požadavku
- Možnost pravidelného přidávání nových spisů
Skartace dokumentů
Skartace dokumentů je bezpečný a zákonný způsob, jak se zbavit dokumentů, které již nepotřebujete, ale obsahují citlivé nebo osobní údaje. Provádíme jednorázovou i pravidelnou skartaci dokumentů ve všech formátech – od běžných kancelářských papírů až po datové nosiče (CD, DVD, disky). Při skartaci postupujeme dle platné legislativy (např. GDPR, zákon o archivnictví) a vždy vystavujeme potvrzení o ekologické likvidaci. Dokumenty od vás sami odvezeme, bezpečně uskladníme a poté skartujeme na certifikovaném zařízení, které zajišťuje nevratné zničení obsahu.
Skartace zahrnuje:
- Svoz dokumentů z vaší kanceláře nebo provozovny
- Možnost použití zapečetěných kontejnerů nebo boxů
- Skartaci papírových dokumentů i datových médií
- Vystavení skartačního protokolu nebo certifikátu o likvidaci
- Ekologickou recyklaci odpadu v souladu s předpisy
Dodržujeme osvědčené postupy
Naše služby vycházejí z platné legislativy a archivních standardů. Každý krok – od převzetí dokumentů až po jejich skartaci – provádíme podle prověřených metodik, které zajišťují bezpečnost, přehlednost a právní jistotu.
Vyzvednutí a převzetí dokumentů
Nemusíte se o nic starat – přijedeme za vámi.
Zajistíme kompletní logistiku spojenou s převzetím vašich dokumentů. Naše vyškolená obsluha dorazí v předem domluveném termínu a převezme dokumenty přímo na vaší adrese. Používáme uzamykatelné přepravní boxy, které zajišťují maximální bezpečnost při transportu.
Na přání zajistíme i odvoz z více poboček nebo opakovaný svoz podle předem daného harmonogramu.
Co přesně zahrnuje tato služba:
- Domluva přesného termínu a způsobu předání
- Pomoc s přípravou a balením dokumentů
- Označení a identifikace zásilek již při převzetí
- Použití bezpečnostních plomb nebo boxů (dle citlivosti dat)
- Doprava do našeho archivačního nebo skartačního střediska
- Minimální narušení provozu vaší kanceláře
- Profesionální manipulace s dokumenty
- Možnost expresního svozu
Žádost o cenovou nabídku
Jste připraveni spolupracovat? Vytvořte s námi projekt!